Mô tả phần mềm

Trong bất cứ một tổ chức hay doanh nghiệp nào đang hoạt động thì tài liệu luôn là một là công cụ hữu ích để ghi nhận, lưu trữ, chuyển tải thông tin giữa các cá thành viên với nhau, giữa tổ chức, doanh nghiệp với nhau trong tất cả các hoạt động hàng ngày. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ hàng ngày đang trở nên phổ biến và các tài liệu được thể hiện dưới dạng file máy tính với hàng trăm các định dạng lưu trữ khác nhau, dữ liệu đang được lưu trữ phân tán trên các máy chủ, máy trạm, máy tính cá nhân và các thiết bị di động một cách phân tán qua thời gian sẽ trở nên khó kiểm soát và dần dần mất đi tính chính xác của tài liệu.

Sẽ rất khó khăn cho một Tổ chức khi mà tài liệu được lưu trữ dưới dạng các file video, các file hình ảnh, các file bảng tính, các file văn bản, các file nén, các file hồ sơ, file trình diễn, file vector ... để rải rác khắp nơi trên các thư mục, các thiết bị cá nhân mà không thể tìm kiếm nổi, không kiểm soát được các thông tin kèm theo, không được phân loại, nghi chú, nhận xét và có nhiều phiên bản chồng chéo ...

Trên thực tế đã có rất nhiều tổ chức, doanh nghiệp ứng dụng công nghệ tuy nhiên đến cuối năm backup lại hàng trăm GB dữ liệu mà lãnh đạo tổ chức đó không biết được thực tế đống dữ liệu đó là gì, sử dụng ra sao.

Xuất phát từ thực tế trên, từ kinh nghiệm đúc kết về hiện trạng quản lý tài liệu, kết hợp các chuẩn công nghiệp trong quản lý và áp dụng cho chính doanh nghiệp của mình trong các hoạt động hàng ngày, EcoIT đã tiến hành xây dựng phần mềm Quản trị tài liệu - Metadata trên cơ sở framework phần mềm nguồn mở Alfresco để quản lý toàn bộ nguồn tài liệu của Công ty trên hệ thống trực tuyến áp dụng công nghệ "Điện toán đám mây" với biến thể "Phần mềm như một dịch vụ".

Metadata đã được toàn thể cán bộ nhân viên của Công ty đón nhận và sử dụng, triển khai dần dần đến các đối tác trong và ngoài nước, các tổ chức nhà nước đón nhận đưa vào sử dụng trong các hoạt động hàng ngày như một thay thế thông minh cho hệ thống Files server truyền thống.