Trong bối cảnh thông tin được số hóa với tốc độ nhanh, tổ chức từ cơ quan nhà nước, doanh nghiệp, đến tổ chức nghiên cứu đang đối mặt với yêu cầu lưu trữ tài liệu số ngày càng phức tạp: từ khả năng truy cập lâu dài, đảm bảo tính xác thực, toàn vẹn, đến khả năng di chuyển dữ liệu khi công nghệ thay đổi. Rất nhiều hệ thống số hóa tài liệu sau vài năm vận hành, không thể truy xuất dữ liệu do lỗi định dạng, mất siêu dữ liệu hay thay đổi nền tảng phần mềm. ISO 18300 là một tiêu chuẩn cốt lõi nhằm đảm bảo việc xây dựng và vận hành kho lưu trữ số đáng tin cậy.

Mục tiêu của tiêu chuẩn là cung cấp một khuôn khổ thực tiễn giúp tổ chức lưu trữ, quản lý và bảo vệ tài liệu số trong dài hạn, bất kể sự thay đổi của công nghệ hay môi trường tổ chức.

Khác với việc lưu trữ dữ liệu thông thường, ISO 18300 tập trung vào các nguyên tắc để duy trì giá trị, tính toàn vẹn và khả năng sử dụng lâu dài của thông tin số. Đây là yếu tố sống còn trong các lĩnh vực như lưu trữ văn thư, pháp lý, tài chính, nghiên cứu khoa học, hoặc bất kỳ ngành nào có yêu cầu bảo quản thông tin có giá trị lịch sử, pháp lý hay quản trị dài hạn. 

Lợi ích từ việc áp dụng ISO 18300 mang lại, thứ nhất là đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực của tài liệu số. Một kho lưu trữ số đáng tin cậy phải có khả năng đảm bảo rằng dữ liệu không bị thay đổi trái phép, và nếu có bất kỳ thay đổi nào, hệ thống phải ghi lại được vết tích đầy đủ. ISO 18300 định nghĩa rõ cách tổ chức cần sử dụng siêu dữ liệu, dấu thời gian, chữ ký số và kiểm soát truy cập để duy trì tính nguyên bản và hợp lệ của tài liệu trong suốt vòng đời. Điều này đặc biệt quan trọng trong các lĩnh vực như tài chính, y tế, công chứng, hoặc các cơ quan lưu trữ quốc gia, nơi giá trị của thông tin gắn chặt với tính hợp pháp và độ tin cậy.

Thứ hai là khả năng truy cập lâu dài bất kể công nghệ thay đổi. Không ít tổ chức gặp tình trạng “bảo quản được mà không thể dùng được”, do tệp tin không còn tương thích với phần mềm hiện tại. ISO 18300 yêu cầu thiết kế hệ thống lưu trữ với khả năng di cư định dạng, nghĩa là dữ liệu có thể được chuyển đổi sang định dạng mới một cách an toàn mà không làm mất nội dung hoặc ngữ cảnh. Tiêu chuẩn cũng khuyến khích sử dụng các định dạng mở và tiêu chuẩn hóa, nhằm giảm sự phụ thuộc vào nền tảng công nghệ riêng biệt, đảm bảo tài liệu vẫn đọc được sau hàng chục năm. 

Thứ ba là tăng cường năng lực quản trị thông tin của tổ chức. ISO 18300 không chỉ là tiêu chuẩn, mà còn bao gồm các yêu cầu về quản lý chiến lược, vận hành, nhân sự và chính sách thông tin. Áp dụng tiêu chuẩn sẽ buộc tổ chức phải xây dựng quy trình kiểm soát rõ ràng, phân quyền trách nhiệm và thiết lập kế hoạch bảo trì hệ thống dài hạn. Kết quả là tổ chức sẽ sở hữu một mô hình quản trị thông tin chuyên nghiệp, sẵn sàng đối phó với các rủi ro mất mát dữ liệu, kiểm toán nội bộ hoặc các yêu cầu tuân thủ pháp lý.

Thứ tư là nâng cao uy tín và độ tin cậy trong mắt đối tác, khách hàng. Đối với các tổ chức lưu trữ tài liệu cho khách hàng hoặc công chúng như trung tâm lưu trữ quốc gia, nhà cung cấp dịch vụ số hóa, tổ chức nghiên cứu việc tuân thủ ISO 18300 là minh chứng mạnh mẽ cho năng lực bảo đảm thông tin đáng tin cậy. Đây có thể trở thành lợi thế cạnh tranh trong các gói thầu, liên kết hợp tác quốc tế hoặc dịch vụ lưu trữ chuyên nghiệp.

Thứ năm là hỗ trợ tuân thủ pháp lý và bảo mật thông tin. Nhiều quốc gia hiện nay có các luật về lưu trữ, an toàn thông tin, dữ liệu cá nhân hoặc hồ sơ điện tử. ISO 18300 cung cấp nền tảng phù hợp giúp tổ chức đáp ứng yêu cầu pháp luật về thời hạn lưu trữ, quyền truy cập, bảo vệ dữ liệu nhạy cảm và quy trình kiểm tra định kỳ.

Đồng thời, tiêu chuẩn còn kết nối tốt với các tiêu chuẩn quản lý khác như ISO 27001 (an ninh thông tin) hay ISO 15489 (quản lý hồ sơ), tạo thành hệ sinh thái quản trị thông tin toàn diện.

ISO 18300:2016 không chỉ là một tiêu chuẩn kỹ thuật cho lưu trữ tài liệu số, mà còn là kim chỉ nam giúp tổ chức đảm bảo thông tin số có giá trị được bảo quản lâu dài, an toàn và đáng tin cậy. Trong bối cảnh dữ liệu ngày càng trở thành tài sản trí tuệ, tài sản pháp lý và nền tảng vận hành, việc triển khai kho lưu trữ số theo chuẩn quốc tế không chỉ bảo vệ tổ chức khỏi rủi ro mà còn tạo ra giá trị chiến lược trong dài hạn.

nguồn: vietq.vn