Nếu doanh nghiệp khi áp dụng 5S chỉ thực hiện quá trình seiri một lần, thực hiện 1 vài cải tiến, nhưng không nỗ lực duy trì hoạt động đó thì mọi thứ sẽ sớm trở lại vạch xuất phát ban đầu. Theo chuyên gia năng suất, thực hiện 1 lần thì dễ nhưng duy trì hoạt động đó thường xuyên, hàng ngày thì lại là một vấn đề hoàn toàn khác. Lãnh đạo công ty phải triển khai một hệ thống cùng với các quy trình để đảm bảo tính liên tục của seiri, seiton và seiso.

Lãnh đạo công ty cũng cần cam kết, hỗ trợ và trực tiếp tham gia vào chương trình là yếu tố tiên quyết cho sự thành công của 5S. Ban lãnh đạo công ty phải ra các quyết định liên quan đến 5S, ví dụ như bao lâu thì thực hiện seiri, seiton và seiso, ai là người chịu trách nhiệm trong những lần họp định kỳ như giao ban của công ty, thậm chí trong những buổi họp chiến lược của công ty. 

Seiketsu có nghĩa là luôn nâng cao và giữ gìn vệ sinh nơi làm việc bằng cách thực hiện thường xuyên seiri, seiton và seiso trong 5S.

Cũng giống như nguyên lý của ISO 9000 hay các bộ tiêu chuẩn khác, 5S cần một hệ thống các qui định, qui trình, hướng dẫn công việc và các biểu mẫu để áp dụng, duy trì và cải tiến liên tục. Cũng vì vậy mà một số tài liệu tiếng Anh gọi Seiketsu là tiêu chuẩn hóa (Standardization).

Để thực hiện seiketsu, công ty nên xây dựng thành các tài liệu như sau: Chính sách 5S của công ty; Mục tiêu 5S của công ty và của từng bộ phận (dài hạn và ngắn hạn); Kế hoạch thực hiện 5S để hiện thực hóa các mục tiêu 5S, Sơ đồ tổ chức theo 5S; Sơ đồ phân công trách nhiệm theo từng khu vực; Các tài liệu đào tạo về 5S; Các tài liệu quảng bá về 5S; Các bảng tin, bản tin 5S; Cơ chế khen thưởng 5S.

Các tài liệu hướng dẫn thực hiện seiri: Tiêu chí phân loại những thứ cần thiết và không cần thiết; thẻ đỏ; danh mục những thẻ đỏ cần xử lý.

Tài liệu hướng dẫn seiton: Qui định chung về màu sắc, nhãn hiệu, chỉ dẫn; nguyên tắc tổ chức sắp xếp; Các hình ảnh mẫu về sắp xếp - Tài liệu seiso: Kế hoạch vệ sinh, phân công trách nhiệm thực hiện vệ sinh, lịch vệ sinh, tiêu chuẩn chấp nhận seiso (như thế nào là sạch sẽ) tại mọi khu vực; qui trình, hướng dẫn vệ sinh cụ thể cho những đối tượng cần thiết.

Tài liệu seiketsu: Các qui định về thực hiện seiri, seiton và seiso hàng ngày; các quy tắc về quản lý trực quan trong công ty; Kế hoạch và chương trình đánh giá 5S; Các tiêu chuẩn đánh giá 5S; Qui trình và hướng dẫn đánh giá 5S. Việc xây dựng hệ thống tài liệu 5S này cần có sự tham gia của mọi người, hãy để họ được tham gia quyết định công việc mình sẽ làm. Có như vậy mới huy động được sự tham gia thực hiện 5S của tất cả mọi người - yếu tố đặc trưng của hoạt động 5S và các hoạt động kaizen khác theo phong cách Nhật Bản.

Sau khi thiết lập được hệ thống các tài liệu về 5S, cần có một cơ chế giám sát để đảm bảo chúng được áp dụng, tuân thủ và cải tiến. Đồng thời cần phải có một cơ chế khuyến khích, tạo phong trào thi đua 5S trong nội bộ công ty và cả với các công ty khác. Lãnh đạo cao nhất của công ty trực tiếp đánh giá, ghi nhận những thành tích của các bộ phận, cá nhân trong hoạt động 5S. Kết quả của các hoạt động 5S phải luôn được cập nhật lên bảng tin 5S để mọi người thấy, bình luận từ đó tạo động lực thi đua với nhau.

nguồn: vietq.vn